Las nuevas tecnologías han revolucionado el mundo. Y el sector de los negocios y la empresa no ha sido ajeno a ellas. Ni siquiera las pequeñas empresas. Al contrario. Los sistemas informáticos han facilitado enormemente la gestión y el intercambio de información, consiguiendo con ello ganar una gran cantidad de tiempo. Dentro de este gran avance se encuentra la factura electrónica que en poco tiempo está relegando el papel a un segundo plano y que desde su implantación no ha dejado de ganar adeptos entre pymes y autónomos.
La velocidad en el envío, el ahorro de costes y una mayor eficacia y control al gestionar la empresa son tres de sus argumentos para convencer a todos. Además, ya en 2009 se impuso su obligatoriedad a las grandes firmas en su relación con la Administración central. En definitiva, con el tiempo, y por motivos prácticos, terminará siendo la única forma de facturar.
Sin embargo, pese que desde hace varios años se está extendiendo su uso, sigue habiendo un gran desconocimiento por parte de los emprendedores y falta de información de la factura electrónica, sobre qué es, los diferentes formatos que existen o los sistemas para integrarla en su organización.
La factura electrónica en síntesis es un proceso físico que se resume en la transmisión de facturas o documentos análogos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro) los cuales están firmados de manera digital, certificados, y con idéntica validez legal que las facturas en papel.
En la actualidad casi todos los programas de gestión y de contabilidad cuentan con un módulo de facturación electrónica. Además las distintas Administraciones han facilitado, en los últimos años, el aprendizaje mediante cursillos directos o información online, sobre la forma de actuar con dicha factura.
Pero a los emprendedores se les presenta la opción de bien facturar ellos directamente o dejarlo en manos de empresas, como SAGE.
Si se opta por hacerlo uno mismo, se puede hacer de varias formas como firmar un correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel, Acrobat) y enviarlo con los datos de la factura. También emitir o recibir facturas desde una web con aplicaciones que permite crearlas de forma manual; y finalmente integrar un módulo de facturación específico en los sistemas de gestión y financieros de la empresa.
Pero todo esto lleva su tiempo y unos conocimientos que los emprendedores no siempre tienen. Por eso existe la fórmula de dejarlo en manos de empresas especializadas, como SAGE. De todas formas debemos tener en cuenta que al elegir esta modalidad no exime al empresario de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que es muy importante ser cuidadoso al elegir a la empresa que nos ha de realizar este trabajo.
Una de las grandes ventajas de optar por esta última fórmula es que el emprendedor no tiene que preocuparse de nada, pues la plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro tipo.
Finalmente existe una tercera forma de factura electrónica lo que se conoce como autofactura. En esta opción, la responsable de elaborar la factura es la entidad receptora, que, normalmente, también la firma. Este tipo de operaciones es habitual en algunos sectores muy específicos, como el de los seguros.
